このQ&Aは役に立ちましたか？
書類作成時の計画図について
2023/10/20 14:34
- 書類作成時には過去の実績や類似の案件を参考にする必要があります。
- 提出書類の変更内容を書き込んだ「計画図」は必ず添付する必要があります。
- 上司の理由は不明ですが、文書書類の作成時には「計画図」の提出が求められることがあります。
書類作成時の計画図について
2020/08/18 10:37
上司から、どのような書類を作成するにも過去の実績または近しい内容の案件を探して作成する書類の元として使うように言われています。
客先提出書類の表紙のタイトル（○○製→△△製、のような材質変更など）が変わっただけでも、元にした書類を印刷して赤ペンで変更内容を書き込んだ書面を「計画図」と呼び添付しないと提出書類を突き返されます。
正直な意見として無駄手間な作業としか思えず、必要性を質問しても理由を説明してもらえません。
上司は、そうするのが当たり前・普通はそうすると言うだけです。
文書書類の「計画図」とは何でしょうか？
意見を聞かせて頂きたいです。
質問者が選んだベストアンサー
文書書類の「計画図」とは何でしょうか？
→チェックの省力化のためのものです。
客先に提出する書類なら書き方や表現が大きく変わらないようにするために過去の書類を参照するのは悪いことではないですし、探す手間の方がかかる場合は除いて既にある書類の変更の方が楽です。
また、上司の方も書類のチェックの際に隅から隅まで確認するのは非効率なので無駄ではありません。
書類を作成した本人が変更点や何を参照したかを最も理解しているので、上司の方が全てをチェックするよりは計画図を作成した方が効率的です。ただし部下の手間がその分増えるのも事実ですし、どのような書類にも計画図を作っていてはキリがありません。
本気で改善を目指すのであれば貴殿だけでなく職場全体として話し合いの場を設けてはどうでしょうか。他にも無駄と感じている方がきっといると思います。
もし何らかのアクションを起こすならデータがあった方がいいでしょう。製造現場に広く浸透している「QC活動」という考え方があるのでこれを参考に改善のためにデータ集めをされてはいかがでしょうか。
・QC活動の基礎知識
https://www.ipros.jp/technote/basic-qc-activities/
このQ&Aは役に立ちましたか？
この質問は投稿から一年以上経過しています。
解決しない場合、新しい質問の投稿をおすすめします。
その他の回答 （4件中 1～4件目)
>>元にした書類を印刷して赤ペンで変更内容を書き込んだ書面
そのぐらいで済んでとても良心的だと思うんだが
計画図はその以降 1億2億かかったりする重要な書類なんで手を抜いてはいけません
大体の破綻は 計画図が破綻しているときから始まります
そして末端に行けば行くほどデスマが回る
10億かける仕事を ペラペラな一枚の紙じゃいけません
そしてデスマが回るプロジェクトは
前に作ったことのある簡単なリピートだったりする
お礼
2020/08/18 15:02
回答ありがとうございます。
質問をして「そういうものだから」で納得できるのなら、貴方はとても素直な方ですね。
残念ながら私には素直さが足りていません。
簡単な内容こそ油断してミスをする。
仰ることは分かります。
上司に物申しているのですから、ミスを発生させないように気を引き締めて作業します。
サンプルやお手本があって無駄が省けます。
新人が自分の頭で考えて全てのレイアウトと書式を変えてしまったら、何が抜けているのかも見えません。
例えばコンビニのレイアウト、どこも同じように並べられてどこに何があるか見当がつき、歯磨きはこの辺りとまっすぐ行けますよね。
それが斬新な考えを投入したいコンビニオーナーが全て変えてしまったらどうでしょう。色合いも並べる順も。
基本、情報を伝えるのが書類です。領収証や請求書がバラバラで困ったことはありませんか。ガスと電気と水道がそれとなく日付も料金の場所もバラバラなんです。その会社の人はこれが当たり前なのに受け取る方は各社違うので面倒くさい。時々その銀行やインフラ会社もレイアウトを一新します。
せめて同じ会社から出す書類は常に同じでないと困る、と上司は思ってます。
お礼
2020/08/18 15:00
回答ありがとうございます。
書類はフォーマットが決まっているので個別に変更することはないのですが
上司にとって部下が何か変更をしていないかを目視するには実績を丸ごと添付は比較しやすいですね。
提出書類の内容を検討して承認する立場で考えれば理由は分かると思います。
書類の書式、記載事項、その他、書類についての絶対的判断基準が頭の中に入っていれば、過去の事例を下敷きにしなくても、提出書類の検討して、承認する又は修正が必要な点を指摘するなどができます。これに対して、絶対的判断基準に自信がなければ、似たような文書と比較して判断を下す方が容易だからです。
貴殿が出世して、部下が作った書類を承認する立場になったときに、過去事例を参照しなくても判断できることを目指しましょう。今の上司に詰問しても、貴殿にとって良いことは無いと思います。
お礼
2020/08/18 14:59
回答ありがとうございます。
＞今の上司に詰問しても、貴殿にとって良いことは無いと思います。
まともな回答を得られないので質問をする度にストレスが溜まっています。
絶対的判断基準があっても、それを自分は間違えないという自信を持つことは難しいですね。
せめて参照する書類の精査をして、書類の作成・確認どの立場でも
必要な作業が減らすことができることを目指します。
お礼
2020/08/18 15:04
回答ありがとうございます。
一番分かりやすい内容だったのでベストアンサーに選ばせて頂きました。
今現在は、全ての書類に「計画図」を添付する状況です。
質問欄に記載していませんでしたが客先提出書類の表紙に関してフォーマットがあるため個別に書式を変更して作成するようなことはありません。
内容を確認することができる書類は別に注文書を添えています。
それでも軽微な変更で計画図を添付する理由が不明でした。
見える化できていないなど非効率的なことの多い職場なので
（これは愚痴ですが、見える化は一度提案した時に上司に一蹴されています）
今度、改善提案をする機会に向けて書類別の「計画図」要不要なども提案に盛り込んでいきます。