曖昧な表現について

Question

初めまして。宜しくお願い致します。
最近ＩＳＯの担当になり、ＱＭＳの作成を引き継いだ者です。前任者の方は数ヶ月前に（不景気のため）移動になり、ある程度出来上がっているＱＭＳを利用してISO9001-2008の認証を得ようとしております。　私自身、あまり知識がありません。　（半年前からＱＭＳの利用を開始しております）
しかし、曖昧な表現が多くて困っております。これは会社側との協議でそうなったとの事なのですが、この記述が認められるものか、ご意見をお願い致します。
・毎月の品質情報会議の開催について、「毎月第○水曜日の午後○時に開催し、ｽｹｼﾞｭｰﾙに変更が無い場合は特に通知しない」とあります。
しかし、スケジュールが変更になった時の事が書かれていません。
話を聞くと、品管責から私に変更開催日の連絡が入り、私の方から各部署の担当者に連絡するとの事でした。。。
ルールを盛り込んだ方が良いのでは？と意見を出しましたが、「周知の事実」と判断して、あえて規定には盛り込まない様にしているとの事。　しかし、今回は前任者との引継ぎが不十分な事もあり、私から報告する事はしませんでした。　また、仮に品菅責が変わった場合には「私が」その「周知の事実」を伝えなければいけません。　これでも「周知の事実」として通りますか？
ルールを決めれば「守らなければいけない」「連絡がつけば事は足りる」と言われていますが大丈夫でしょうか？
レベルの低い話ですが宜しくお願い致します。

Accepted Answer

ご苦労されているところと思います。

まず、回答(3)さんのおっしゃるように、会議の変更通知に関しては、規格の要求事項ではありませんので、審査の対象になることはないと思います。
月例会議であれば、そのように開催されていれば、問題ないところです。
むしろ、回答者のみなさんの言うように、会議の内容(インプット/アウトプット)を見るところです。
ただし、毎月ちゃんと開催していないというような場合は、開催手順についての確認が入ることは当然予想されます。

何をどの程度に文書化するのかは、頭の痛い問題です。

たとえば、｢品質情報会議の変更通知｣に関して、3ステップに分けてみると、
	ルール?　品質管理責任者(主催者)が変更を決定する。
	ルール?　変更は、参加者へ通知する。
	ルール?　通知は、品質管理責任者(主催者)の指示により、担当者(事務方)がする。
ですが、?、?は「当然｣(常識)でしょうけど、
ルール?は手順であって、会社の規模、社風、責任者次第で｢当然｣とはいえません。
だけど、品質管理責任者(主催者)と担当者の間だけの問題でしょ。あまり書きたくないですね。

ちなみに、開催時間まで決めた人が書くと、｢ｽｹｼﾞｭｰﾙに変更が無い場合は特に通知しない｣となってしまうと思います。
多分、「変更のときだけ通知する｣という前提で、時間まで決めるのでしょうから、私なら前提を書き足すでしょうね。

余談(私の趣味)ですが、禁止事項でもないのに、｢～しない｣という形でルールを表現するのは御薦めしません。
｢～する｣と書き直したほうがよいと思います。
また、｢～ない場合、～しない｣という形の表現もお勧めしません。
曖昧さを排除するには、ある程度の文章力が必要です。
書いた人の意図するところは同じですが、どれが、理解しやすく、行動に結びつきやすいでしょうか？
	｢ｽｹｼﾞｭｰﾙに変更が無い場合は特に通知しない｣(現行)	=>(やらなくていいんだ)
	｢ｽｹｼﾞｭｰﾙ変更のときだけ通知する。｣			=>(変更には気をつけよう)
	｢ｽｹｼﾞｭｰﾙ変更のときだけ通知する。変更が無い場合は特に通知しない。｣

おそらく、書かないことの理由付けと問題発生の可能性の議論でしょう。
書かないことの理由付けとして、私どもは、｢共通認識｣という言い方をします。
（当社の常識)といった使い方です。
一方で、｢共通認識｣は文書化する必要はないのか？という議論も常にありますので、無敵の理由付けにはなりません。
必要であれば書くのが基本(必要なければ書かない)ですが、文脈上で、わかりやすいかどうかも考慮します。
問題発生の可能性が高いなら、書いておく方向に傾きますが、可能性がないなら、
現状の判断として、書かないという選択は、まっとうなものだと思います。

取り留めないですが、参考にしてください。

Answer

ISOが要求しているかどうか、
少し分けて考える必要がありそうですね。

ISO上では会議の中でどの様なコミュニケーションや監視が行われているかは規格に関わり明確にしておく必要が有ります。（会議の形態を取る必要はありませんが・・）おそらくマニュアルに層別明記されていると思いますが、
もし会議開催規定のようなものがおありでしたら、そちらにイレギュラーも含め手順を決められたら良いのではないですか？ただし、この規定に対して規格が要求するところの審査は行われません。

結論はルールが無いなら曖昧さを排除するために設けた方が良い。
ただし、本件のルール化はISO規格要求には抵触しない。
といったところです。

蛇足ですが、１番の方が使われている「規程」に対して「規定」、
「標準」「標準書」「手順」「手順書」「要領」「要領書」などの言葉は
何を表すかの区分を明確にしておいた方が良いですよ。

Answer

本来ＩＳＯで要求されている内容は業務をスムーズに進めるために成すべきことだと理解しています。従って文書でどのレベルの業務を文書化すべきなのかは組織の規模等によって決めるべきと思います。ちなみに当社は１００人程度の規模で１０年以上前にＩＳＯを認証取得しましたが、会議の変更等を文書化すべき・・・の議論はしたことがありません。認証機関の審査での話題になった記憶もありません。設計管理や是正処置等の本質的なところで皆と議論すべきと思います。

Answer

規程はよく、そういうあやふやな表現になっている
ものですよね。
一般的には、正しい時、変更時、異常時それぞれの手順を
含めて書くべきですが、常識の範疇のものはよく割愛され
ます。
質問内容だと、｢スケジュールに変更が無い場合は特に通知
しない｣⇒｢変更があるときは通知する｣と読み取れますが･･･(^^;;

規程類は作成者の魂がはいるので、せっかくＱＭＳ担当者
になったので、自分が運用しやすいように具体的に改定すべき
だと思います(出来ないのであれば下位に要領書を整備するとか)。

前述した、｢変更時、異常時処置｣というのは、問題があって、
書き足されるケースも多いので。

私見ですが、正常時の指定が細かいですね。
  ｢毎月開催。ＱＭＳ責任者が毎月開催通知する｣
  (目安:毎月第○水曜日の午後○時開催)
のほうが運用上ルーチン化されてよくないですかね？

規程上は融通きくようにしておくのが御社の方針だと思うので、そこに
払拭しない方法の中で、主担当(あなた)がやりやすい方法で、関係者
もわかりやすければ、なんでもよいと思いますよ。

他の方の回答にあるように、ＩＳＯ規格要求外の内容ですし。

業務を効果的に効率よく進める部分だと思うので、与えられた責任権限の
中でよい方法を検討されてはいかがでしょうか。
｢常識を･･･｣とあまり堅苦しくは考えずに、複数人数のからむ業務は
なんらかの手段で明文化されたほうがよいかとは思います。
(定期的な啓蒙でも,規程の下位文書でも方法はなんでもよいのでは？)

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