初心者です。配布資料の取り扱いについて教えて下さ…

Question

初心者です。配布資料の取り扱いについて教えて下さい。

こんにちは。　最近ＩＳＯ９００１認証取得の担当になりました。分からない事ばかりですので何卒ご指導をお願い致します。
品質情報会議にて、各職場から月次の品質目標実績報告書の提出がありますが、遠方の事業所からはＦＡＸで提出され、原紙は会議当日に持参されます。
会議ではその「暫定資料」を印刷して配布しています。　原紙に品質管理責任者のコメントと押し印があり、それは記録の管理に基づき配布・管理しております。
相談と言うのは、会議にて使用した「暫定資料」の取り扱いです。各自がペンで書き込んだりしていますが、あくまでメモ代わりです。　正式な原紙が別途配布され、同じ様な内容の文書が各自の引き出しにある状態に問題は無いでしょうか？

皆様、曖昧な質問で申し訳御座いません。
活動記録についてなのです。
記録の原紙保管は一箇所（事務局）です。これを数部コピーしてメモしたり、配布記録を付けないで配布し、個人で保管しても良いのでしょうか？

疑問がもっと簡単になりました。「記録」の原紙は管理しますが、（写し）は管理しないで自由に配布してもよろしいですか？　または、「記録の管理」に「写しは記録として扱わない」と記述すれば良いでしょうか？度々すみません。

Accepted Answer

『記録の管理』で、実際に捺印してある物のみを管理対象の記録とし、その写しは管理対象外とする旨を明記しておけば問題ないと思います。

ところで、配布（不特定多数に配る）と配布（特定の人に配る）の使い分けも必要かと思います。

Answer

質問が絞られたので、もう一度（笑）
「記録」も「文書」の一部として扱われます。違うのは「記録はコピー配布できない」ということ、つまり「管理外」以外では配布しないほうがよいです。
品質記録が同一案件について２部以上あると問題になります。
したがって、文書にも共通で使える「管理外」という印を用意してコピーの場合は必ず押印してから配布しましょう。ちなみにコピーの権限がある人もきちんと決めておかないと後々問題が出ます（当社は認証取得６年目に問題発生）。
安全なのはコピーはすべて「管理外」というルールでしょう。

Answer

基本的に会議で配布される資料に関してそこまで要求された覚えはありません。
確かに事務局は、資料の原紙及び、議事録の原紙は保管を要求されます。
小生が製造の管理者として行なっていた時も、品質不良に対する是正内容を求められた時に、その資料で説明しました。
それには、｢配布資料｣とも｢管理文書｣｢参考用発行｣も何も表記なしでしたが、別に指摘をうけてません。
(そこまで細かくない監査員だったからかも…)
もし心配であれば、明確に基準化してうたったらどうでしょうか？
(明確にうたえば、問題ないはずです)

Answer

ＩＳＯの書類棚に置かれた書類以外、　たとえば各自の机などに置かれた書類はすべてゴミとしていました。　ＩＳＯの監査でこれは何ですかと聞かれたらゴミですと答えなさいと上司に言われました

Answer

文書については、初めの頃は不安が多いと思います。
しかしISOというのは一貫していて、「○○という問題が起きる可能性が
ある」ので「△△ということをしてはいけない」というストーリーが必ずあります。基本はこれをしっかり見極めておくことでほとんど解決します。
ちなみに外部審査（更新審査など）でもはっきりと「□□という当社の理由でこれはもんだいありません」と自信を持って発言することが大切です（嘘はいけませんが・・・）規格に違反していないかぎりOKです。
さて、問題のケースですが、「暫定資料」と表記してあるなど、「これは品質文書ではありません」ということが明確であればよいです。配布時に「管理外」などの印を押して配布すればいいでしょう。なにも表記していないと、ほぼ同一の文書で内容の微妙に違うものが存在することになりちょっと問題ですね。ちなみに、各自に配布する正式文書も「管理外」としたほうがいいと思います。これは後々、品質文書を破棄（保管期間切れ時）するときにすべてを漏れなく廃棄しなければ「不適合」となってしまうからです。手間も省けますし・・・。

初心者が配布資料の取り扱いについて知りたい