購買と品質管理の関係・権限・責任についてのアドバイスをお願いします

社内における購買と品管との
関係・権限・責任について、皆様のアドバイスをお願いします。

外注から購入する部品の品質改善で部門間の調整が上手く取れていません。

ISOで言う所の「購買製品の検証」のため、受入検査を実施しています。
実際の検査作業は品管が行って、不良品が有った場合は、
不合格通知と是正処置回答を求める書類を作り、業者へ連絡しています。
それとは別に、不良の連絡を受けた購買は、業者に対し代替納品を要求します。

問題1
不良品が発生した場合に、品管・購買が別々に業者に連絡をしているため、
最悪の場合に、不良の内容が相手に伝わらないまま、代替要求だけが先歩きする事がある。
どううにか上手く、一本化できないものか？

問題2
一本化した場合、
品管が業者へ連絡した後、何時までに改善できるのか？は回答をもらえます。
しかし、何時までに（次の納品）直してほしいのか（自社要求）？
今回の不良の代替が何時までに必要なのか？この2点は購買Ｇでなければ分かりません。

そこで、ザックリと考えた場合に、

?不合格通知と是正処置回答の作成は品管が行うが、
必要納期等の調整があるので、業者への配布は購買Ｇが行い、
是正処置の回答も購買で回収する。

?代替の納期調整・決定権を品管に与え、品管で代替納品の要求と
是正処置回答の管理をする。

?・?のどちらが良いのか？
あわせて、第３の回答があれば、アドバイスをいただけますよう
お願いします。

また、皆様の会社での
購買の責任と権限、品管の責任と権限について、
アドバイスいただけたら幸いであります。

外注管理の責任は購買に有る。
この結論で、社内の役割分担を再度見直す事で
決着がつきそうです。
ありがとうございました。