納入仕様書の位置づけとは？

私の弱電業界では一般的に
納入仕様書は商品を納入する前に必ず子が発行→親が受領→子へ返却　になります。（同じ仕様書を両者で保管）
納入後は主に品質に関して。（場合によっては内容と物が違うと受入停止です）
納入前は設計意図を表し加工法の決定やコストの決定に影響します。

物流方法を含め物つくりの一連の流れを仕様書に集約しているのです。

また、カタログに記載されていないものはなおさら納入仕様書は必要ですし必ず交わすことをお勧めします。

私どのもの会社では中国・韓国・マレーシア・台湾などが保管されていますが日本ほど整備されていません。

いずれにせよ最初の基本契約時に納入仕様書を取り交わす旨を基本契約書に明確に記述することです。

海外との業務はまず基本契約書が重要な位置つけになります。

（海外とのやりとりは正式文面が必要です）

カタログ品でも納入仕様書は発行していただけます。カタログの表記は誤植があったり,予告なく変更される場合があったりで100%信用できません。よって部品の売買の仕様を契約するのが　納入仕様書とその受領になります。海外からも納入仕様書はきますし、日本法人が　カタログを使用して体裁をととのえて仕様書を出してくる場合もあります。出せといっても出してこない企業や商社もあります。台湾/韓国でも納入仕様書はあります。（中国語で仕様書が来たりします。）日本ほど受領＝仕様契約完了と解釈しているかどうか分かりませんが　すくなくともカタログやWEBの情報のみで動くよりはずっと安心できると思います。（手間はかかりますので　リスク次第ですけどね）

大手のものであればあると思いますが、
規模の小さいところでは簡単なものだったり
慣習で作られていなかったりしますので、
作るように指導しなければなりません。
内容を照査する能力も必要になります。
私の場合、電子部品で使いますがを使いますが英文はキツイです。

メーカのカタログから購入しているものでも納入仕様書をもらうことはできます。
この場合ユーザーの仕様によって何か変更してくれることは少ないと思います。
カタログにのっていない仕様などが記載されているので確認します。
量産品のときは必ずこの納入仕様書を確認して契約しないといざ使おうと思ったら「メーカーの都合により・・・。」ってこともあります。
　一品製品でもメーカー品を使用するときには添付資料として使います。

業界にもよりますが、以前は承認承諾図といわれていたもので、受注者が作成し発注者側の確認なつ印返却によって完成します。契約書類に対する印紙の強化により課税対象となったため、名前を納入仕様書に変えたものと思われます。
　基本的に確認印後返却が必要ですが「3ヶ月返却のない場合は承諾されたものとします。」となっているものもあります。
　ですから納入前の打ち合わせ段階に作成するものです。
納入品と相違ないことを確認するための受入検査図にも用いますので。内容を変更するときは相手の承諾、図面の差替えが必要です